3 przesłanki, że już czas wdrożyć ERP w Twojej firmie

Przedsiębiorcy i menedżerowie, którzy doświadczają kolejnych wyzwań, intensywnie zastanawiają się, jak ulepszyć sposób zarządzania firmą i oczywiście osiągnąć wymierne efekty w postaci zwiększenia efektywności i rentowności. Czy i Ty zastanawiasz się, jak to zrobić? Czy wyszukiwanie informacji finansowych, danych dotyczących produkcji, konkretnych zamówień i poszczególnych klientów trwa całe wieki? Czy wyjaśnianie pomyłek i odnajdywanie drobnych błędów wypełnia czas pracowników? Jeśli tak, najwyraźniej nadszedł już czas na wdrożenie systemu ERP.

1. Wciąż polegasz na arkuszach kalkulacyjnych

Wiele polskich firm wciąż obsługuje ogromną liczbę procesów biznesowych przy pomocy zwykłych arkuszy kalkulacyjnych. Wydaje się to intuicyjne i dość proste, ale tylko do pewnego etapu rozwoju organizacji.

Pułapki związane z prowadzeniem biznesu na arkuszach kalkulacyjnych

Zabierają zbyt wiele czasu

Jedną z największych wad korzystania z arkuszy kalkulacyjnych jest ilość czasu, który trzeba poświęcić na tworzenie dokumentów lub przepisywanie danych. Proste zadania wymagają niekiedy wielu godzin właśnie z powodu konieczności ręcznego administrowania danymi. Często pracownicy muszą wprowadzać te same informacje do wielu arkuszy kalkulacyjnych lub przewijać arkusz, by wyodrębnić dane, które są akurat potrzebne.

Nie są bezpieczne

Dzisiaj niezwykle istotna jest kwestia bezpieczeństwa danych. Tymczasem arkusze kalkulacyjne nie oferują zaawansowanych środków bezpieczeństwa, które są potrzebne firmom do ochrony poufnych informacji. Pracownicy często przesyłają sobie pliki z arkuszami kalkulacyjnymi zwyczajną pocztą e-mail i nie chronią ich hasłami. Tymczasem takie informacje coraz częściej są celem ataków cyberprzestępców, co powoduje zagrożenie utraty lub wycieku poufnych informacji.

Nie gwarantują aktualności danych

Dane, które są niezbędne do optymalnego prowadzenia firmy nieustannie się zmieniają – pojawiają się nowe zamówienia, wydawane są kolejne partie towarów, przychodzące i wychodzące faktury. W miarę rozwoju biznesu ręczna aktualizacja danych w tabelach staje się po prostu zbyt uciążliwa, a ich aktualizacja w czasie rzeczywistym wręcz niemożliwa. Obsługa wszystkich informacji sprzedażowych i finansowych w arkuszu kalkulacyjnym zagraża płynnemu prowadzeniu firmy.

Prawdopodobnie nie raz miałeś do czynienia z sytuacjami opisanymi powyżej, a jeżeli nie, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że podobne pułapki czekają na Ciebie w przyszłości. Jeżeli Twoja firma przyciąga coraz większą liczbę klientów, po pewnym czasie odkryjesz, jak wiele czasu, energii i pracy Ty i Twoi pracownicy musicie poświęcać na obsługę typowych procesów biznesowych. Jeżeli wciąż obsługujesz podstawowe procesy sprzedażowe, księgowe, handlowe lub produkcyjne za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, może się okazać, że Twoja droga do sukcesu biznesowego będzie znacznie dłuższa, bardziej kręta i wyboista, niż gdybyś miał dostęp do nowoczesnych systemów wspomagających zarządzanie podstawowymi procesami biznesowymi.

2. Proste czynności zajmują zbyt wiele czasu i tworzą ryzyko pomyłek

Jeżeli każda faktura musi zostać przepisana do systemu księgowego ręcznie, to na tym etapie mogą pojawić się błędy lub pomyłki. W dodatku ręczne wpisywanie danych to obciążenie dla specjalistów od księgowości, którzy mogliby w tym czasie zajmować się poważniejszymi zadaniami niż działaniami czysto administracyjnymi.

Już przy liczbie faktur większej niż dziesięć w miesiącu trudno wyobrazić sobie, by ten proces przebiegał płynnie i bez ryzyka narażenia organizacji na sankcje karno-skarbowe, wynikające z popełnienia niezamierzonych błędów.

Rozwiązaniem jest odpowiednie oprogramowanie, które wspiera firmy w kontrolowaniu wszystkich najważniejszych procesów. Pozwala ułożyć je w jeden ciąg logiczny kolejno po sobie następujących czynności operacyjnych. Planując i organizując swoją działalność biznesową, warto postawić na tego rodzaju narzędzia, gdyż bardzo mocno ułatwiają one codzienną pracę, dostarczają wszelkich niezbędnych informacji ułatwiających podejmowanie trafnych decyzji biznesowych, a przy tym są niedrogie w użytkowaniu dzięki niskim opłatom subskrypcyjnym. Dodatkowo oprogramowanie takie jak Symfonia ERP jest zawsze zgodne z aktualnym stanem prawnym, dzięki czemu użytkownik może być pewien, że wszelkie należności podatkowe, opłaty, składki są obliczane prawidłowo, co daje pewność bezpieczeństwa prawno-podatkowego.

3. Notujesz niską produktywność i efektywność procesów biznesowych

Firmy, które posiadają system ERP, mają o 44% lepszy wgląd w status wszystkich swoich procesów i o 75% większe prawdopodobieństwo otrzymywania automatycznych powiadomień o wydarzeniach w firmie. Dzięki zwiększonej widoczności, sprawności i wydajności producenci korzystający z systemów ERP cieszą się średnio aż 333% wzrostem produktywności, 800% wzrostem rentowności, 6% wzrostem terminowości dostaw i zwiększeniem dokładności o 4% w stosunku do użytkowników starszych systemów.

Jak zwiększyć efektywność w biznesie?

Jak pokazuje badanie^* Aberdeen Group, system ERP wspiera większość procesów zwiększających wydajność i produktywność (44%), optymalizowanie łańcucha dostaw (31%) i poprawę zarządzania procesami biznesowymi (31%).

Nie tylko kwestia produktywności i efektywności biznesowej przemawia na korzyść systemów ERP. Badanie Aberdeen Group pokazało, że rentowność/wzrost marży są (i zawsze były) priorytetem dla 79% amerykańskich producentów, ale wymieniane były także potrzeby: modernizacji systemów biznesowych (29%), ulepszania obsługi klienta (28%) oraz wprowadzania nowych produktów i usług (25%). To wszystko można osiągnąć, korzystając właśnie z systemów ERP.

Jeżeli zauważasz w swojej organizacji powyższe przesłanki – to znak, że czas już rozejrzeć się za odpowiednimi narzędziami informatycznymi wspomagającymi Twój biznes. Całościowe wsparcie w zarządzaniu działalnością zapewnia optymalnie dobrany system ERP.

* https://www.iqms.com/aberdeen-reports/erp-roll-in-supporting-iot.pdf