Najprostsza, choć niejednoznaczna odpowiedź brzmi: to zależy. Przyczyny, dla których tak wiele firm rozważa wymianę systemu, są różne: od problemów wydajnościowych (firma rośnie, a system nie), przez ograniczenia funkcjonalne (rosnąca firma potrzebuje obsługi nowych funkcji, a system ich nie ma), rosnące koszty utrzymania rozwiązania (system był tani w zakupie, ale rosnące potrzeby powodują rosnące koszty „dodatków”), aż po brak wymaganych (zmieniającymi się przepisami) aktualizacji systemu. Innymi słowy: jeśli Twój biznes się rozwija, Twoja firma rośnie i zmienia się, a Twój system sprzed kilku, czy kilkunastu lat od wdrożenia nie – czas na jego wymianę, na taki, który zapewni możliwości rozwoju i dostosowania do ewoluujących potrzeb Twojego biznesu.
Podobnie – jeśli w dostawcy Twojego oprogramowania nie widzisz partnera, z którym możesz rozwijać swój biznes, który rozumie Twoje potrzeby i może pomóc je zaspokoić rozwiązaniami IT, to zacznij szukać innego rozwiązania i dostawcy. I choć podjęcie takiej decyzji nie jest proste, to w perspektywie może przynieść więcej korzyści od „nic nie zrobienia”.

Jeśli Twoja firma dojrzewa do decyzji o wyborze systemu ERP, z ang.: Enterprise Resource Planning, warto zacząć od rozmów. Po pierwsze – z pracownikami, zacznij np. od ankiety wśród jego przyszłych użytkowników. Poproś ich o przygotowanie trzech list:

1. funkcji, które są dla nich najważniejsze;
2. funkcji, bez których mogliby sobie poradzić;
3. funkcji, których im teraz brakuje, a które pomogłyby im w codziennej pracy.

Taki materiał to bardzo dobry punkt wyjścia do rozpoczęcia poszukiwania rozwiązań: wiesz już co Twój system MUSI mieć, co mieć MOŻE i to czego NIE MA, a OCZEKIWALIBY dodatkowo jego przyszli użytkownicy. Po drugie więc – z potencjalnymi dostawcami rozwiązań. Możesz poszukać ich sam, np. przeglądając fora dyskusyjne w popularnych serwisach technologicznych i społecznościowych. Możesz też zapytać swoich kolegów „w biznesie”: na czym pracują w swoich firmach? Z czego są a z czego nie są zadowoleni? Co polecają i dlaczego? Umów się z kilkoma wybranymi dostawcami, bądź ich partnerami na rozmowę, przedstaw swoją listę potrzeb i oczekiwań, poproś o przygotowanie prezentacji rozwiązania dla twojej firmy.

I tu podobnie odpowiedź brzmi: to zależy. Od czego? O wielkości firmy, liczby pracowników – użytkowników systemu, liczby obsługiwanych procesów, ich powtarzalności, stopnia skomplikowania, od możliwości i zakresu przeniesienia danych z dotychczasowego systemu, od infrastruktury IT, przygotowania firmy, nawet od – okresu startu systemu. No i oczywiście – od budżetu na ten projekt. Czynników jest więc mnóstwo. Niemniej jednak, na podstawie doświadczeń można oszacować, że w średniej wielkości przedsiębiorstwie, nie produkcyjnym, proces ten może potrwać zwykle od jednego do kilku miesięcy. Oczywiście – niektóre procesy wdrożeniowe bywają krótsze – mogą zamknąć się nawet w kilku tygodniach. Najczęściej jednak na proces ten należy przeznaczyć od dwóch do sześciu miesięcy, a w przedsiębiorstwach gdzie wspierany ma być również proces zarządzania produkcją – kolejnych 6 miesięcy. Wynika to z wielu wcześniej wymienionych czynników i zmiennych oraz oczywistego faktu, że przecież firma nie może pozwolić sobie na całkowite zatrzymanie działalności, skupiając się wyłącznie na wdrożeniu systemu.

Gdyby odpowiedź była łatwa, nie byłoby to tak często zadawane pytanie w kontekście systemu ERP. Dobrym punktem wyjścia jest często stosowane założenie, że koszt wdrożenia systemu ERP będzie wymagał od 1 – 3% rocznych przychodów brutto przedsiębiorstwa.

Warto pamiętać, że na koszt związany z wyborem i wdrożeniem systemu ERP składa się wiele składowych:

• opłaty licencyjne oprogramowania ERP, czy to jednorazowa, za tzw. licencję wieczystą, lub opłata okresowa, za licencję w subskrypcji;
• opłaty licencyjne oprogramowania bazodanowego;
• okresowa aktualizacja oprogramowania;
• wsparcie techniczne (infolinia, elektroniczne Biuro Obsługi, itp.);
• dodatkowe serwery, sprzęt sieciowy, urządzenia mobilne lub inne dedykowane;
• analiza przedwdrożeniowa, której efektem powinien być dokument ukazujący koncepcję oraz koszty implementacji rozwiązania;
• przeniesienie danych (migracja) do nowego ERP;
• integracja z innymi systemami (np. sklep internetowy, system branżowy, dziedzinowy, itp.);
• w razie potrzeby – dostosowanie systemu do potrzeb użytkowników (prace programistyczne, rozwiązania indywidualne, ponad standardowe);
• konsultacje wdrożeniowe realizowane w siedzibie klienta, bądź w usłudze zdalnej;
• zarządzanie projektem (zarówno po stronie dostawcy jak i w firmie);
• testowanie rozwiązania;
• szkolenia użytkowników;
• asysta – wsparcie w uruchomieniu oraz po starcie systemu;
• umowa serwisowa.

To najbardziej „namacalne” koszty, które należy uwzględnić w swoim budżecie. Oczywiście nie zawsze wszystkie te elementy będą miały zastosowanie w danym projekcie. To, ile ostatecznie będzie kosztował zakup i wdrożenie systemu ERP jest również zależne od szeregu innych czynników, takich jak: wielkość firmy (liczona np. liczbą pracowników, którzy znajdują się na liście płac, ale też: liczbą przetwarzanych / generowanych dokumentów; także: liczbą oddziałów, zakładów, działów, itp.), wymagania i liczba użytkowników nazwanych (albo: urządzeń na których będzie zainstalowane oprogramowanie).

Poza ww. kosztami, dobrą praktyką jest również uwzględnienie jak największej liczby możliwych czynników mogących potencjalnie generować koszty, aby uniknąć poniesienia tzw. kosztów ukrytych:

• aktualizacja oprogramowania i sprzętu / sieci: tym większe im większe wymagania nowego systemu ERP; alternatywą mogą być rozwiązania chmurowe; ale wówczas:
• koszty łącza internetowego: zależne od tego, czy wybrany system będzie jedynie „korzystał” (do aktualizacji, wymiany danych, itp.), czy „pracował” na nim (wszystkie rozwiązania chmurowe);
• wynagrodzenie za nadgodziny dla własnych pracowników: ważna rzecz do zapamiętania, by uniknąć porażki wdrożenia z wytłumaczeniem dla zespołu - „przepraszam, nie mieliśmy budżetu na wynagrodzenie za nadgodziny”;
• opłaty za ewentualne szkolenie dostawców, odbiorców, współpracowników, itp., oraz dostosowywanie i zewnętrzne konsultacje (np. z dostawcami rozwiązań dedykowanych, branżowych, ale też: z Twoim dotychczasowym dostawcą, gdy np. potrzebna będzie pomoc w „wyciągnięciu” danych archiwalnych, czy ich migracji do nowego systemu): jeśli poruszyliście ten obszar podczas analizy przedwdrożeniowej, to masz szczęście, bo pewnie dostawca albo zwrócił na to uwagę, albo nawet uwzględni je w końcowym kosztorysie; ale – z reguły o tym zapomina się przed wyborem i wdrożeniem;
• kopie zapasowe i przechowywanie danych: jeśli wybierasz system działający lokalnie, to dla własnego bezpieczeństwa musisz uwzględnić to w ramach infrastruktury IT; jeśli wybierasz rozwiązanie chmurowe – sprawdź czy i jaką przestrzeń masz w cenie, a jaka wymaga dodatkowej opłaty.

Jeszcze jedna wskazówka: by jak najbardziej zbliżyć się do faktycznego kosztu wdrożenia ERP, warto przewidzieć również budżet na tzw. utratę produktywności w zespole / firmie. Bez względu na to, jak bardzo każdy i wszyscy zaangażowani pracownicy będą się starali podczas procesu wyboru i wdrożenia nowego ERP, nie ma fizycznej możliwości, by firma działała ze 100% wydajnością podczas procesu uruchomienia i pierwszych dni pracy, a sam projekt na pewno również będzie angażował zasoby w trakcie.

Czy to już wszystkie składowe budżetu zakupu i wdrożenia nowego systemu ERP? Z pewnością: nie! Dlatego zawsze warto założyć kilku – kilkunastoprocentowy „bufor bezpieczeństwa” na różne nieprzewidziane wydatki.

Odpowiedni system ERP możesz dostosować do swoich przyzwyczajeń i potrzeb. Przykładowo System Symfonia ERP, szczególnie w najnowszej wersji, został tak zaprojektowany, by łatwo dopasować się do indywidualnych wymagań przedsiębiorstw. W ten sposób można np. definiować własne pola na listach towarów, kontrahentów i dokumentów oraz na pozycjach dokumentów – każda firma może w systemie przechowywać oraz dokonywać analizy kosztowej i marżowej takich danych, jakie są jej potrzebne, choćby były najbardziej niestandardowe.

Podobnie – poprawę efektywności można osiągnąć poprzez rozszerzanie wsparcia systemem ERP o procesy dotychczas obsługiwane w firmie „ręcznie”, np. akceptacja faktur kosztowych w elektronicznym obiegu dokumentów, czy elektroniczne wnioski urlopowe i rozliczanie delegacji

Zdecydowanie nie! Praktyka wdrożeniowa pokazuje, że choć różne rozwiązania ERP mogą być do siebie bardzo podobne, to w rzeczywistości nie ma dwóch identycznych wdrożeń systemów ERP. Zakres dostępnych modyfikacji jest niemal nieograniczony i obejmuje integrację zarówno z istniejącymi systemami dedykowanymi, jak i z wykorzystywanymi do tej pory arkuszami kalkulacyjnymi. Według przeprowadzonej przez nas ankiety, 97% przedsiębiorstw nadal korzysta z arkuszy kalkulacyjnych jako uzupełniającego narzędzia dokumentowania procesów. W najnowszej wersji systemu Symfonia ERP arkusze MS Excel można w prosty sposób zintegrować z oprogramowaniem i w dalszym ciągu wykorzystywać w ramach nowego systemu. Arkusze kalkulacyjne będą też bardzo przydatne prowadzeniu analiz biznesowych w Symfonia BI.

W przypadku większości informacji dynamicznych da się opisać algorytm według jakiego są one obliczane. Czy jest to proste wskazanie ostatniej ceny zakupu lub sprzedaży (kopiowanej z odpowiedniego, najświeższego dokumentu dotyczącego danego kontrahenta), czy bardziej skomplikowany wzór wskazujący wartość i liczbę rat kredytowych, system Symfonia ERP może sam dokonywać przeliczenia i aktualizacji odpowiednich wartości. Taka automatyzacja oparta o dane systemowe znacząco zmniejsza ryzyko popełnienia błędu.

Dzięki możliwości definiowania własnych pól w najnowszej wersji Symfonia ERP w procesie migracji do tego systemu udostępniane są poszerzone możliwości przenoszenia niezbędnych danych. Chociaż proces zmiany systemu to dobry moment na zrobienie porządków w danych, które są przechowywane przez przedsiębiorstwo, to dane kluczowe, jak również inne niezbędne informacje zostaną przeniesione do nowego systemu. Ponadto – zawsze można skorzystać z oferty usług profesjonalnych, które pomogą w zorganizowaniu i migracji możliwych do przeniesienia danych.

Za pomocą wcześniej zdefiniowanych pól dokumentów oraz prostych skryptów, Symfonia ERP może zbierać, analizować i prezentować dane finansowe i handlowe. Można m.in. przeglądać takie informacje jak ostatnie ceny, sprzedaż w ujęciu wartościowym i ilościowym, a także informacje dotyczące prognozowanej marży. Na tej podstawie można precyzyjniej określać przepływy pieniężne, a zatem także zoptymalizować obszar płynności finansowej firmy.

Pomoże w tym jeden, zintegrowany system wspierający zarządzanie przedsiębiorstwem. Dla przykładu Symfonia ERP rejestruje wszystkie informacje dotyczące rozliczeń z klientami oraz inne dane, które zostaną przez Ciebie zdefiniowane. Dzięki możliwości dodawania własnych pól można też przechować w systemie dowolne, niestandardowe informacje dotyczące kontrahentów (klientów), z którymi pracujesz (np. daty, charakterystyki przedmiotów, profile inwestycyjne, wyłączenia, poziom rabatowania lub wysokość prowizji etc.).